apostilla legalización y traducción

Para poder efectuar cualquier trámite en España en el que se necesite aportar documentos provenientes de otros países es necesario que los mismos cumplan ciertas formalidades mediante procesos de apostilla legalización y traducción.

En cuanto a la formalidad del idioma tenemos como principal referencia normativa el artículo 15 de la Ley 39/2015. de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Este artículo es el que marca la necesidad del lenguaje del castellano o de cualquiera de las otras lenguas cooficiales en los procedimientos tramitados ante la administración pública española.

Otra referencia normativa la encontramos en la Instrucción DGI/SGRJ/06/2008, sobre aportación de documentos públicos extranjeros para la tramitación de procedimientos en materia de extranjería e inmigración.

En cuanto a los mecanismos existentes para que un documento extranjero pueda tener validez jurídica en España tenemos, por una parte, el mecanismo de apostilla, por otra parte, el mecanismo de la legalización y, de forma más reciente, un mecanismo que solo rige a nivel de la UE el cual simplifica aún más el reconocimiento de documentos emitidos por otros países miembros de la UE. (sistema UE de mayor simplificación)

Vamos a conocer un poco más cada uno de estos mecanismos y formalidades.

APOSTILLA

La apostilla o apostille de documentos es una forma simplificada de legalización de documentos mediante el  cual se puede  comprobar la autenticidad en el ámbito del Derecho internacional privado.

Se trata de un folio que puede anexarse en el reverso o en otra hoja adicional del documento principal. Este Método solo es posible entre países firmantes (77 Países) o contratantes (32 países) del Convenio de La Haya de Derecho Internacional Privado, de fecha 5 de octubre de 1961. Ejemplo, documentos de estudios de un País extranjero deben ser firmados y autenticados por la máxima autoridad en materia educativa (ministerio de educación), luego pasar por un Ministerio de Relaciones Interiores y posteriormente por otro Ministerio (relaciones exteriores) en el que finalmente se adjunta dicha apostilla.

LEGALIZACIÓN

Es el proceso de certificación que debe llevarse a cabo por vía diplomática (Consulado o Embajada) para que de esta manera el documento pueda ser oficialmente reconocido en el sistema legal de un país extranjero.

TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS APOSTILLADOS O LEGALIZADOS

No solo es necesario que el documento este apostillado o legalizado, para que un documento extranjero procedente de un país donde no se hable castellano tenga validez en España es necesario traducirlo mediante un traductor oficial acreditado.

Vigencia de Documentos

En materia de apostilla legalización y traducción es muy importante tener cuidado con los plazos de caducidad de los documentos ya que los mismos pueden tener una vigencia de 3 o 6 meses para algunos trámites en España.

Algunos documentos de algunos países pueden tener indicado un periodo de vigencia y otros no. Por ello, hay que tener presente las fechas de expedición, de lo contrario, se corre el riesgo de que cuando se pretenda utilizar un documento extranjero en España el mismo haya perdido su vigencia y con ello, su validez legal.

Aconsejo tomar la fecha de expedición como referencia para calcular la vigencia y no la fecha de apostilla o legalización. La apostilla no certifica el contenido del documento, solo certifica la autenticidad de su firma, calidad del signatario y la identidad del sello o timbre.

Ejemplo:

-Un certificado de antecedentes penales de Venezuela expedido el 01/10/19, que se apostilla o legaliza el 15/11/2019 demuestra que al individuo no le constan antecedentes hasta el día 01/10/19, independientemente que se haya legalizado o apostillado el 15/11/2019. Y es que aparte de ser una fecha segura de referencia de cara a la caducidad del documento, representa una fecha indicativa del contenido del mismo.

-Un certificado de literal o partida de nacimiento de Argentina expedido el 01/10/19, que se apostilla o legaliza el 15/11/2019 solo demuestra a fecha del 01/10/19 que el individuo ha nacido en una fecha, lugar y hora concreta, pero no certifica que entre el 01/10/19 y el 15/11/2019 no haya cambiado su situación mediante una filiación por adopción.

Sistema UE de Mayor Simplificación, No Obligatorio (impresos multilingüe) Reglamento (UE) 2016/1191.

Cabe recordar que de forma reciente (16/02/2019) las formalidades para documentos provenientes de países de la Unión Europea tienen un tratamiento mas ventajoso mediante el REGLAMENTO (UE) 2016/1191 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 6 de julio de 2016 por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.o 1024/2012

Los hechos y documentos objeto de esta nueva modalidad son:

a) el nacimiento;

b) que una persona está viva;

c) la defunción;

d) el nombre;

e) el matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil;

f) el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio;

g) la unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada;

h) la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada;

i) la filiación;

j) la adopción;

k) el domicilio o la residencia;

l) la nacionalidad;

m) la ausencia de antecedentes penales, siempre que los documentos públicos al respecto sean expedidos a un ciudadano de la Unión por las autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad.

Estos hechos y los documentos que los certifiquen están exentos legalización y trámite similar, pero atendiendo al principio de reciprocidad entre países miembros de la UE.

Por otra parte, este nuevo sistema exime la necesidad de traducción siempre y cuando el documento ya venga redactado en el idioma del país en el que se va a hacer valer mediante un traductor jurado reconocido en cualquier país de la UE o también, que venga acompañado con un impreso estándar multilingüe.

En caso de dudas, mediante el siguiente enlace podéis hacerme cualquier consulta.

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Abogado Lino García
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