Apostilla legalización y traducción

Apostilla legalización y traducción. Guía completa. Diferencias, formalidades, exenciones.

Conoce los aspectos más importantes respecto a estos procesos para la validez de documentos internacionales que muchos extranjeros necesitan día a día.

Sin duda, para poder efectuar cualquier trámite en España en el que se necesite aportar documentos provenientes de otros países, es necesario que los mismos cumplan ciertas formalidades, por ejemplo, mediante estos procesos de apostilla legalización y traducción.

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Idioma

En cuanto a la formalidad del idioma tenemos como principal referencia normativa el artículo 15 de la Ley 39/2015. de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Sin duda, este artículo es el que marca la necesidad del lenguaje del castellano o de cualquiera de las otras lenguas cooficiales en los procedimientos tramitados ante la administración pública española.

Por lo tanto, si el documento no está en español, deberá ser traducido por un traductor oficial.

Documentos Públicos

Otra referencia normativa la encontramos en la Instrucción DGI/SGRJ/06/2008, sobre aportación de documentos públicos extranjeros para la tramitación de procedimientos en materia de extranjería e inmigración.

Mecanismos de reconocimientos de documentos extranjeros – apostilla legalización y traducción

En cuanto a los mecanismos existentes para que un documento extranjero pueda tener validez jurídica en España tenemos, en primer lugar, el mecanismo de apostilla.

De la misma manera, el mecanismo de la legalización.

Posteriormente, tenemos el mecanismo que solo rige a nivel de la UE, que simplifica aún más el reconocimiento de documentos emitidos por otros países miembros de la UE. (sistema UE de mayor simplificación)

Vamos a conocer un poco más cada uno de estos mecanismos y formalidades.

Apostilla

La apostilla o apostille de documentos es una forma simplificada de legalización de documentos. En otras palabras, es un mecanismo que permite comprobar la autenticidad en el ámbito del Derecho internacional privado.

Se trata de un folio que es anexado al reverso o en otra hoja adicional del documento principal.

Sin embargo, este Método solo es posible entre países firmantes del Convenio de La Haya de Derecho Internacional Privado de fecha 5 de octubre de 1961.

Por ejemplo, documentos de estudios de un País extranjero deben ser firmados y autenticados por la máxima autoridad en materia educativa, es decir, por el Ministerio de educación.

Luego debe pasar por un Ministerio de Relaciones Interiores y posteriormente por el Ministerio de Relaciones exteriores, como resultado, se adjunta dicha apostilla.

Legalización

Es el proceso de certificación que debe llevarse a cabo por vía diplomática, es decir, mediante el Consulado o Embajada.

Después de eso,  es cuando el documento puede ser oficialmente reconocido en el sistema legal de un país extranjero.

Traducción de documentos – apostilla legalización y traducción

Sin duda, aparte de apostilla o legalización, es necesaria traducción jurada.

Por lo tanto, para que un documento extranjero procedente de un país donde no se hable castellano tenga validez en España es necesaria la traducción de dicho documento.

Vigencia de Documentos – apostilla legalización y traducción

En esta materia es muy importante tener cuidado con los plazos de caducidad de los documentos ya que los mismos pueden tener una vigencia de 3 o 6 meses para algunos trámites en España.

Algunos documentos de algunos países pueden tener indicado un periodo de vigencia y otros no.

Por lo tanto, hay que tener presente las fechas de expedición, de lo contrario, se corre el riesgo de que cuando se pretenda utilizar un documento extranjero en España el mismo haya perdido su vigencia y validez legal.

En conclusión, aconsejo tomar la fecha de expedición como referencia para calcular la vigencia y no la fecha de apostilla o legalización.

La apostilla no certifica el contenido del documento, solo certifica la autenticidad de su firma, calidad del signatario y la identidad del sello o timbre.

Ejemplo – apostilla legalización y traducción

Un certificado de antecedentes penales de Venezuela expedido el 01-10-19, que se apostilla o legaliza el 15-11-2019 solo demuestra que al individuo no le constan antecedentes hasta el día 01-10-19.

Independientemente que se haya legalizado o apostillado el 15-11-2019.

Y es que aparte de ser una fecha segura de referencia de cara a la caducidad del documento, representa una fecha indicativa del contenido del mismo.

Un certificado de literal o partida de nacimiento de Argentina expedido el 01-10-19, que se apostilla o legaliza el 15-11-2019 solo demuestra a fecha del 01-10-19 que el individuo ha nacido en una fecha, lugar y hora concreta.

Sin embargo, no certifica que entre el 01-10-19 y el 15-11-2019 no haya cambiado su situación mediante una filiación por adopción.

Legalización de documentos ante El Ministerio de Asuntos Exteriores, UE y Cooperación MAEUC 

Ten presente que si algún documento es expedido por las autoridades de tu país de origen en España o si vienen directamente de tu país de origen ya pasados por el Ministerio de Relaciones Exteriores sin apostilla, para que obtengan plena validez deberás tramitar la correspondiente legalización ante el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación en Madrid.

Sin embargo, y dependiendo del País, es necesario que el documento previamente pase por el Consulado del País de origen en España (Ejemplo: Cuba, Pakistán) antes de ser presentado en el MAEC.

Desde el despacho podemos gestionar este proceso mediante colaboradores con experiencia.

Sistema UE de mayor simplificación, No Obligatorio (impresos multilingüe). Reglamento (UE) 2016/1191.

Además,  las formalidades para documentos provenientes de países de la Unión Europea tienen un tratamiento mas ventajoso desde el 16 de febrero de 2019.

Mediante el REGLAMENTO (UE) 2016/1191 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 6 de julio de 2016 se facilitan los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea.

Ventaja que es de agradecimiento por muchos ciudadanos comunitarios.

Hechos y documentos mediante el Reglamento (UE) 2016/1191:

• Nacimiento
• Fe de vida
• Defunción
• Nombre
• Matrimonio, capacidad y estado civil
• Divorcio, separación judicial y anulación del matrimonio
• Unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada
• Cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada.
• Filiación
• Adopción
• Domicilio o la residencia   
• Nacionalidad
• Ausencia de antecedentes penales.

Estos hechos y los documentos que los certifiquen están exentos legalización y trámite similar, pero atendiendo al principio de reciprocidad entre países miembros de la UE.

Exención de traducción

Lo más importante, con este nuevo sistema se exime la necesidad de traducción siempre y cuando el documento ya venga redactado en el idioma del país en el que se va a hacer valer mediante un traductor jurado reconocido en cualquier país de la UE.

Pero también, que venga acompañado con un impreso estándar multilingüe.